Opgavegericht werken

Opgavegericht werken is een manier van denken, werken en organiseren waarmee je de maatschappelijke opgave centraal stelt.

Cirkel & Streep introduceert deze nieuwe manier van werken bij (semi-)publieke organisaties zoals gemeenten. Vaak herkennen zij de volgende belemmeringen in de organisatie:

• Verlammend: Opgaven zijn zo groot, complex, veranderlijk en omvangrijk, dat het lastig is om er overzicht en grip op te krijgen. Het is onmogelijk om een concreet einddoel én de weg daarnaartoe te formuleren, maar dit wordt tóch geprobeerd, waardoor men vaak blijft zoeken naar een helderheid die nooit komt. Het gevolg is dat men verlamd raakt en niet aan de slag gaat.
• Versnipperd: Het werk van medewerkers is versnipperd en medewerkers werken aan veel projecten tegelijk. Dit gaat ten koste van focus en slagkracht.
• Verkokerd: Het werk aan één opgave is verkokerd; verschillende afdelingen communiceren onvoldoende met elkaar waardoor slechts een gedeelte van de opgave wordt opgepakt. Het werken aan deelproblemen zorgt vaak voor onbedoelde bijeffecten. Bijvoorbeeld dat de verschillende deeloplossingen elkaar in de weg lopen. Dit alles staat een effectieve en integrale aanpak in de weg.

Dit zijn allemaal symptomen van een manier van denken, werken en organiseren die niet meer past bij deze tijd. Dit wordt veroorzaak door twee fundamentele verschuivingen:

1. Complexiteit: De maatschappelijke opgaven zijn ambigu, veranderlijk, complex en onzeker. Dit maakt het werk onvoorspelbaar, en hierdoor zijn methodieken die gebaseerd zijn op voorspelbaarheid ongeschikt. Klassiek projectmanagement begint bijvoorbeeld bij het formuleren van de gewenste eindsituatie, om vervolgens de stappen daarnaartoe te bepalen. Dit is voor maatschappelijke opgaven simpelweg geen optie, en als je dit toch probeert duur het a) eindeloos lang om het einddoel en de stappen te formuleren en b) zijn de plannen achterhaald zodra je eraan begint, waardoor je een soort papieren schijncontrole krijgt terwijl iedereen weet dat het in de werkelijkheid toch anders loopt.
2. Participatie: Waarbij het vroeger gangbaar was dat overheid bepaalt wat goed is voor de burger, verwacht de burger nu veel meer betrokkenheid en inspraak. En dat is ook nodig, want we zien een kloof tussen de systeemwereld van procedures, regels en bureaucreatie, en de leefwereld van de inwoners. Kenmerkend aan complexiteit is dat geen enkele expert het totaal kan overzien en daarmee dé oplossing kan formuleren. Opgavegericht werken vraagt daarom werken mét en vanuit verschillende perspectieven, in plaats van werken om tot één perspectief te komen en deze op te leggen aan de rest. Dit vraagt het faciliteren van een werkwijze waarbij verschillende perspectieven voordurend stem krijgen en in dialoog met elkaar komen.

Deze twee oorzaken vragen een om een radicaal andere manier van denken, werken en organiseren. Kort samengevat:

1. Denken vanuit de opgave in plaats van je eigen vakmanschap, afdeling of procedures.
2. Werken in multidisciplinaire teams die steeds de beste volgende stap nemen, zodat je voortdurend leert én presteert.
3. Organiseren: het inrichten van de rollen, teams, budgetten, P&C om mogelijk te maken dat je a) in multidisciplinaire teams kunt werken en b) dat er ruimte is voor leren en niet enkel vooraf gemaakte prestatieafspraken.

Opgavegericht werken introduceren bij de gemeente

De aanpak die wij bij Cirkel & Streep hanteren is het T-model: We werken zowel organisatie-breed als opgave-diep. We willen zo snel mogelijk een multidisciplinair opgaveteam dat aan de slag gaat om een echte impact te maken.

Om dit voor elkaar te krijgen kom je vaak direct al de eerste hindernissen tegen: Wat is een opgave? Hoe vorm je een team? Dus gaan we organisatiebreed aan de slag om dit goed in te richten. De ervaringen van het opgaveteam leveren zo richting en lessen voor organisatiebrede ontwikkeling. Zo werkt het organisatiebreed inrichten hand in hand met impact maken met een opgaveteam.

Je kunt ongeveer de volgende tijdlijn verwachten:

• 3-6 maanden: Gedeeld begrip over opgavegericht werken ontwikkelen en het eerste opgaveteam opstarten.
• 6 maanden: Eerste ervaring opdoen met opgavegericht werken en dit formaliseren in rollen, procedures, werkafspraken.
• 3-6 maanden: Het verankeren, opschalen en borgen van opgavegericht werken.

Het totale traject duurt vaak 12-18 maanden en is natuurlijk afhankelijk van de specifieke hulpvraag en mate van volwassenheid die de organisatie heeft.

Meer weten?

Er valt nog veel meer te vertellen over opgavegericht werken, onze methodiek en onze ervaringen bij klanten. We delen graag kennis met vakgenoten en we geven met passie een 2-uur introductie in Opgavegericht werken als je een potentiële klant bent. Neem dus snel contact met ons op.